Come l'AI rivoluzionerà le riunioni

November 19, 2018 Charlotte Sturman

Le riunioni dei team sono una parte essenziale di una cultura aziendale che aiuti a sviluppare il lavoro di squadra, ma tutti sappiamo che esse potrebbero essere più produttive, se solo la loro meccanica fosse configurata per offrire maggiore aiuto e minori distrazioni.

Ispirazione e spontaneità possono venire soffocati dalla necessità di fare continuamente clic per visualizzare le presentazioni, passare documenti o accertarsi che determinati punti vengano debitamente recepiti. In breve, le riunioni di lavoro condotte in modo convenzionale non sono più adeguate alle aziende che hanno scelto una cultura agile.

Quest'anno si assiste a una tendenza nello sviluppo di tecnologie di assistenza basate sull'AI che consentono di tenere riunioni realmente collaborative, in grado di trasformare le modalità di interazione tra i colleghi e di aumentare la produttività.

L'AI per le riunioni rivoluzionerà il modo in cui queste ultime vengono condotte

L'AI sta rivoluzionando il nostro modo di comunicare per mezzo degli strumenti Collaboration.

Si chiama "AI delle riunioni" ed è in grado di collegare in modo intelligente le riunioni al patrimonio di conoscenza delle aziende. Essa contribuisce all'ulteriore digitalizzazione della cultura aziendale, laddove la trasformazione di persone e processi richiede un tempo di adattamento ai nuovi strumenti tecnologici, come McKinsey ha messo in evidenza.

Cisco ritiene che l'implementazione dell'AI delle riunioni si articoli in cinque livelli . Il processo inizia con la transizione delle interfacce abitualmente impiegate dalle applicazioni per le conferenze.

Le interfacce a comando vocale non sono una novità. In effetti, è già possibile utilizzare Webex Assistant per iniziare, terminare e controllare le riunioni. 

Tuttavia, una gestione delle riunioni a comando vocale che sia anche interattiva rispetto alle esigenze del gruppo di lavoro introduce un'esperienza completamente diversa.

Quando la tecnologia maturerà, questi "collaboratori virtuali" acquisiranno la conoscenza dei contesti e delle situazioni.

Ciò significa che essi saranno automaticamente informati da parte degli argomenti oggetto di discussione, cosicché potranno semplificare lo svolgimento delle riunioni, per esempio proponendo report degli analisti o proiezioni finanziarie pertinenti al caso. Oppure, potrebbero ricordare al gruppo altre attività correlate che si stanno svolgendo all'interno dell'azienda.

L'interfaccia vocale lascia i team liberi di concentrarsi sulle idee

Se si utilizzasse l'AI per le riunioni di lavoro quotidiane, sarebbe impossibile controllarla per mezzo di tastiere e touchpad: dobbiamo parlare con loro. Le interazioni vocali liberano le mani e le menti, che possono occuparsi di progetti importanti. Il lavoro di squadra e la produttività vengono unificati.

Gli assistenti AI possono aiutare i team a confrontarsi e a sviluppare le idee? Non è questo ciò che gli esseri umani fanno meglio? Gli assistenti AI per il settore Consumer sono migliorati molto nell'ultimo anno circa e la loro guida si adatta così perfettamente alle nostre vite che difficilmente ci accorgiamo di loro. E sono questi algoritmi che adesso sono destinati a "unirsi" ai nostri team di lavoro.

I sondaggi affermano che le persone sono entusiaste di fronte alla prospettiva di "colleghi" AI.

Questo non dovrebbe stupirci. La capacità dei bot per la collaborazione negli ambienti di lavoro di sollevarci dalle attività di routine, consentendoci di concentrarci su come svolgere al meglio il nostro lavoro, può riflettersi solo su di noi. E questa capacità extra di pensare deve portare alla crescita e all'aumento delle opportunità di impiego, considera Gartner. Questo è un risultato che mette in questione l'opinione scontata che vede l'AI come una minaccia.

Gli strumenti di supporto alle decisioni eliminano le attività di scarso valore

I collaboratori AI possono individuare le attività di routine legate alle riunioni che, normalmente, richiederebbero che qualcuno si alzasse e le eseguisse e, automatizzando la raccolta di informazioni, i membri dei team non hanno bisogno di allontanarsi dalla dinamica della riunione.

Gli strumenti per la gestione delle riunioni assistiti dall'AI possono anche sbarazzarsi della necessità di prendere appunti in merito a ciò che si dice e si fa. Essi mantengono una registrazione digitale degli atti: di' "Basta" agli appunti scarabocchiati a mano o battuti a una velocità vertiginosa e non perdere più alcun contributo!

Gli strumenti di Collaboration di nuova generazione andranno certamente "oltre". Aspettati che la portata dei tuoi colleghi AI si estenda oltre la riunione fisica/virtuale e affondi nelle esperienze collettive e nel patrimonio di conoscenza dell'azienda. 

I bot sono in grado di recuperare business intelligence "nascosta"

I bot AI possono anche essere addestrati per recuperare business intelligence, in tempo reale e nell'ambito dei parametri di sicurezza e, quindi, possono presentare queste risorse aggiuntive entro la fine della riunione.

Questa nuova generazione di soluzioni di collaborazione basate su AI e riunioni collaborative fa sentire le persone più vicine e permette interazioni più concentrate tra i membri del team, indipendentemente da dove essi lavorino. Inoltre, consente che fiducia, cameratismo e competenze complementari si valorizzino reciprocamente appieno.

Quindi ora che il vecchie riunioni sono acqua passata, proseguiamo con quelle nuove.

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Circa l'autore

Charlotte Sturman

Proud and privileged to work as part of the superhero (and heroine!) EMEAR Content Marketing Team for Small Business. Writing content and telling stories about Cisco's amazing portfolio of transformational working technologies. The future of work is here!

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